Przy zmianie księgowego w trakcie roku należy przekazać nowemu biuru kompletną dokumentację księgową, podatkową, ZUS i kadrowo-płacową za bieżący rok. Potrzebne mogą być również dokumenty z wcześniejszych lat, zwłaszcza jeśli są niezbędne do zachowania ciągłości rozliczeń, sporządzenia sprawozdań lub dokonania korekt.
Zakres przekazywanych materiałów zależy od formy prawnej firmy, sposobu opodatkowania, rodzaju prowadzonej księgowości oraz tego, czy przedsiębiorca zatrudnia pracowników.
Artykuł sponsorowany
Dane firmy i dokumenty startowe
Na początku nowemu księgowemu należy przekazać dokumenty potwierdzające status firmy i zasady jej rozliczania:
- Dane rejestrowe firmy – aktualny wpis w CEIDG w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej albo odpis z KRS, a także NIP, REGON i aktualny adres;
- Dokumenty korporacyjne – umowę spółki, uchwały, pełnomocnictwa oraz inne dokumenty wpływające na sposób reprezentacji i rozliczania podmiotu;
- Informacje podatkowe – dane dotyczące formy opodatkowania, takiej jak skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt lub CIT, a także sposobu rozliczania VAT.
Księgi podatkowe i rachunkowe
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzącej KPiR lub ewidencję przychodów konieczne jest przekazanie danych narastająco od początku bieżącego roku. Dokumentacja powinna obejmować:
- KPiR lub ewidencję przychodów – zapisy za cały bieżący rok oraz zestawienia za poszczególne miesiące;
- Ewidencję środków trwałych – wraz z informacjami o wartości początkowej, dotychczasowych odpisach amortyzacyjnych i zastosowanych stawkach, a także ewidencję wyposażenia, jeśli była prowadzona;
- Dokumentację remanentów – w tym spisy z natury sporządzone na początek i koniec roku oraz ewentualne remanenty przeprowadzone w innych terminach.
W przypadku spółek prowadzących pełną księgowość trzeba zapewnić nowemu biuru możliwość odtworzenia wszystkich zapisów i sald. Należy przygotować:
- Zestawienie obrotów i sald – sporządzone na dzień zakończenia obsługi przez dotychczasowe biuro;
- Plan kont i dzienniki księgowań – obejmujące zapisy do ostatniego rozliczonego dnia lub miesiąca;
- Dokumenty sprawozdawcze – bilans, rachunek zysków i strat oraz ostatnie sporządzone sprawozdanie finansowe.
Rejestry VAT i pliki JPK
Dokumentacja VAT powinna umożliwiać sprawdzenie wcześniejszych rozliczeń oraz prawidłowe przygotowanie kolejnych plików JPK. Do przekazania należy przygotować:
- Rejestry sprzedaży i zakupów VAT – za bieżący rok, z podziałem na poszczególne miesiące lub kwartały;
- Pliki JPK_V7 – co najmniej ostatni wysłany plik, a w zależności od potrzeb także pliki za wcześniejsze okresy;
- Deklaracje i informacje VAT – między innymi VAT-UE oraz inne dokumenty składane w związku z rozliczeniami podatku od towarów i usług.
Deklaracje podatkowe PIT i CIT
Nowe biuro powinno otrzymać dokumenty pozwalające zweryfikować rozliczenia podatku dochodowego i kontynuować obliczanie zaliczek:
- Wyliczenia zaliczek na PIT lub CIT – za poszczególne miesiące albo kwartały bieżącego roku;
- Roczne deklaracje podatkowe – złożone za wcześniejsze lata, najczęściej za okres potrzebny do weryfikacji rozliczeń i zachowania ciągłości dokumentacji;
- Dokumentację podatku u źródła – informacje o transakcjach objętych WHT, złożone formularze oraz certyfikaty rezydencji, jeśli takie transakcje występowały.
Dokumenty ZUS i kadrowo-płacowe
Jeżeli firma zatrudnia pracowników lub współpracowników, kompletne przekazanie dokumentacji kadrowo-płacowej jest niezbędne do terminowego naliczania wynagrodzeń i składek. Zakres materiałów powinien obejmować:
- Dokumenty rozliczeniowe ZUS – deklaracje ZUS DRA oraz raporty RCA, RSA i RZA za okres wymagany przez nowe biuro;
- Dokumentację zatrudnienia – umowy o pracę, umowy zlecenia, kontrakty B2B, aneksy, regulaminy, dane pracowników oraz ewidencję czasu pracy;
- Dokumentację płacową – listy płac, informacje o absencjach, rachunki do umów, numery rachunków bankowych oraz dokumentację PPK, jeśli ma zastosowanie.
Dokumenty źródłowe i operacyjne
Nowemu księgowemu należy przekazać również dokumenty będące podstawą zapisów w księgach i ewidencjach:
- Dokumenty sprzedażowe i kosztowe – faktury sprzedaży i zakupu, faktury korygujące, noty księgowe, paragony oraz inne dowody księgowe;
- Dokumenty finansowe – wyciągi bankowe, raporty kasowe oraz potwierdzenia przelewów, wpłat i innych operacji;
- Umowy i zobowiązania – umowy z kontrahentami, a także umowy leasingu, kredytu, pożyczki i najmu;
- Korespondencję urzędową – decyzje podatkowe, wezwania, protokoły, informacje o kontrolach, toczących się postępowaniach oraz złożonych korektach.
Okres, z którego należy przygotować dokumenty
Podstawą jest komplet dokumentów za bieżący rok podatkowy — od 1 stycznia do dnia zakończenia obsługi przez dotychczasowego księgowego. Jak tłumaczy biuro rachunkowe w Poznaniu – pozwala to zachować ciągłość zapisów oraz prawidłowo obliczyć kolejne podatki, składki i wynagrodzenia.
Nowe biuro może poprosić także o dokumentację z wcześniejszych lat, najczęściej z okresu od 3 do 5 lat. Dokładny zakres zależy od rodzaju dokumentów, obowiązujących terminów ich przechowywania, formy prowadzonej księgowości oraz sytuacji firmy. W przypadku dokumentacji pracowniczej okres przechowywania może być dłuższy.
Dobre praktyki przy przekazywaniu dokumentacji
Przekazanie dokumentów warto potwierdzić pisemnym protokołem. Powinien on zawierać wykaz przekazanych segregatorów, dokumentów i plików, datę przekazania, wskazanie braków oraz podpisy stron.
Dokumentację należy przekazać w uzgodnionej formie: papierowej, jeśli wymagane są oryginały, oraz elektronicznej. Przydatne są w szczególności eksporty z programu księgowego, kopie baz danych oraz pliki w formatach XML, CSV i PDF.
Przed zakończeniem współpracy warto również ustalić, które okresy zostały już zamknięte, jakie deklaracje wysłano oraz czy pozostały nierozliczone dokumenty, płatności, korekty lub sprawy urzędowe.